[서평] 횡설수설하지않고 정확하게 설명하는 법

 

 

* 책 내용을 그대로 인용한 부분은 초록색으로 구분하여 표시함
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필요에 의한 글읽기 시리즈
- 목적있는 말하기 (설명하는 법)
- 목적있는 글쓰기 (O R E O)
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나의 말은 왜 잘 전달되지 못하는가? 사회생활을 하면서 가장 큰 고민이었다.
1-2시간의 긴 회의 이후 서로 다른 결론을 내려버리고, 전혀 다른 업무가 진행하는 경우가 있다.
이제는 명확히 알겠지 하고 한시름 놨는데 같은 이슈가 좀비처럼 계속 되살아나기도 한다.

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"상사가 알아듣게 보고하고 싶다면
후배가 내뜻대로 움직여주길 원한다면
했던 말 또하느라 시간을 허비하고 싶지 않다면
"그래서 결론이 뭔데?"라는 말을 더는 듣고싶지 않다면 한마디면 충분하다. 한 줄로도 거뜬하다"

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참 매력적인 문장이었다. 최근 회사에서 어렵고 복잡한 내용을 전달해야하는 일들이 많아졌는데,
나의 약점을 잘 알고 있어, 선택한 책이었다. 윗 문장처럼 한마디나 한줄로 해결해는 파워풀한 마법은 없었지만,
주의를 환기해주는 차원에서 실제 도움이 되었던 몇가지 유용한 부분이 있었다.
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우선 알기쉬운 설명에 대한 명확한 인지 : 회의전 한번 되뇌고 들어가면 훨씬 전달력이 높아지는 기분이다.
알기쉬운 설명이란 설명하고자 하는 바를 상대방에게 '빠르고 원활하게' 이해시켜 목적을 달성하게 하는 것이다.
알기쉬운 설명의 3가지 요소
- 자신과 어떻게 관계되는지 알기 쉽다. : 내 일이라고 생각하게 하기 (가장 중요한 일임에도 자주 누락해오던 일)
- 이야기가 정리되어 있어 알기 쉽다. : 전달할 내용을 정리하기
- 쉬운 말로 표현되어 알기 쉽다. : 상대방이 알아듣는 말로 쉽게 전달하기 (연습이 필요한 일)
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그외 유용했던 팁은 다음과 같다. 목차를 한번 훑어보는 것만으로도 도움이되기도 한다....기본이지만 종종 잊고있던 포인트들이다.
1. 첫 15초 동안에 흥미를 느껴야 한다. 주절주절 설명하지 마라.
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2. 사람들은 자기와 관련 있는 것에만 관심을 보인다.
상대에게 필요한 이야기와 득이 되는 이야기를 하라
누구에게 설명할지를 명확히 하라.
- 우선 결론 한 문장을 정하라. (정보집약, 15초만 주어진다면 무슨말을 할 것인가?) : " 예산 50만원을 증액해주십시오. 보고서를 제출하시오. "
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3. 텐프랩의 법칙 : (Theme - Number - Point - Reseon - Example - Point) : 하버드 OREO와도 일맥상통, 뉴스 등 언론보도 방식과도 일과
- 상대방이 들을 준비가 안되어 있을 때 해야하는 말 : "지금 영업전략에 대해 상의해도 될까요?" 라는 확인이 필요
- 전달할 이야기의 "수"를 알려줘라 : "오늘은 3가지를 말씀드리고자 합니다." 누락되지 않음, 긴장을 해소해줌
결론부터 이야기 하고 결론이 옳다는 근거를 보여주는게 핵심이다.
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4. 설명은 무조건 쉬어야 한다.
- 상대방이 아는 표현으로 바꿔서 설명하라
- 전문용어를 쉽게 풀어주는 간단한 기술 "그러니까 이것은 유산상속 같은 거"
- 정확하게 설명했는데 이해를 못하는 이유
우리팀에서 자주 나누는 대화 중에 똑같은 말이 책에 있어 남긴다.
" 나는 정확하게 설명했는데 상대방이 이해하지 못하니 어쩌겠어. 그 사람 탓이지" ...자신의 정당성을 주장하는 것만으로는....
설명할 때는 상대방과 자신이 생각하는 것이 다름을 전제로 여기고 표현을 골라야 한다.
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5. 가장 짧은 시간에 최소한의 설명으로 상대방을 움직이는 것이 목표이다.
- 파악, 납득, 재현 : ​"어제 설명한 포인트 기억하나?" (상대방에 대한 요구사항을 쉽게 정리, 의도를 명확히, 오해할 만한 표현은 철저히 피할 것)
- 상대가 마음까지 헤어려주길 기대하지 말자. 뉘앙스가 아닌 구체적 내용을 전달 : - "그래서 뭘 어떻게 하라는 거지?"
오해의 발생을 최대한 줄이는 것은 '사회인의 의무'이기도 하다.​
- 사람을 움직이려면 구체적인 동사를 써야한다.
- 형용사나 부사는 숫자로 바꿔라
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6. 길어지면 지는 것이다.
- 상대는 생각보다 메일을 주의 깊게 읽지않는다.
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내가 해결하고 싶은 미션대상은 3가지 그룹이다.
1. 외부 의사결정자 (설득해야 되는 사람들) : 1+2+3+4​
전문지식 및 배경지식이 부족하나 의사결정권을 갖고 있는 외부 고위직
위탁관계이나 종종 목표가 서로 상이하고 2-3년 후 변경된다.
2. 팀내 동료들 (함께 do it 해야되는 사람들) : 5+6​
업무지시를 해야하거나 일 자체에 대해 비젼을 줘야 하는 사람들
3. 직속 상사 : 2+3+5​
나를 평가하고 자원을 배분하는 사람들에게 어필
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기술을 사용하기 전 가장 중요한 건 내 분야의 일을 아주 정확하게 잘 아는 것이고,
정확하게 아는 것을 "쉽게" 설명하기 위한 기술이지, 스스로 잘 모르고 불투명한 일들을 아무리 기술적으로
설명한다고 해서 쉬워지지 않는다.... 실력이 먼저...그리고 전달이다.
내가 알아야 상대가 뭘 모르는지 안다.
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2019.6.30. 첫 서평 마무리